Schluss mit der Zettelwirtschaft:
Direkte Rechnungsstellung ohne lange Postlaufzeiten, geringerer Papierverbrauch zum Schutz der Umwelt, schnelles Weiter- und Bearbeiten beim Kunden, Schluss mit zeitaufwendigem Einscannen und Abheften – das sind die Vorteile der elektronischen Rechnungen, die EU-weit den Papierrechnungen gleichgestellt sind.
Die TFG-GRUPPE unterstützt ihre Kunden mit den neuesten Möglichkeiten elektronischer Rechnungen. Per Mail (PDF) und im übergreifenden Format GAEB-Rechnungen oder ZUGFeRD. Das einheitliche übergreifende Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Durch die digitale Bereitstellung der Daten ergeben sich zahlreiche Vorteile: Neben dem geringeren Papieraufkommen über die automatisierte Prüfroutine und Rechnungsbuchung, den Ausschluss manueller Eingabefehler in der Finanzbuchhaltung bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung.
Hier finden Sie eine Liste der Softwareanbieter, die ZUGFeRD unterstützen:
http://www.ferd-net.de/zugferd/unterstuetzerliste/index.html
Stellen auch Sie auf elektronischen Rechnungsaustausch um!
Damit schonen Sie die Umwelt, arbeiten effizienter und sparen Zeit und Geld!
Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten auf einen Blick:
- geringerer Papierverbrauch schont die Umwelt und das Klima
- Der Erhalt direkt nach Rechnungsstellung gewährt Ihnen optimale Planungssicherheit, weil lange Postlaufzeiten entfallen.
- Entfall von Druck- oder Portokosten
- Einscannen und Texterkennungsprozesse gehören der Vergangenheit an
- Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden
- Rechnungsaufgewahrung nur noch in elektronischer Form erforderlich
- Als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar
- revisionssichere Archivierung
Kontaktieren Sie bei Fragen zu diesem Thema gerne Ihren TFG-Ansprechpartner oder den Online-Beauftragten in Ihrem TFG-Partnerhaus.
Obwohl elektronische Rechnungen in vielen Unternehmen bereits zur Praxis gehören, haben wir für Sie die wichtigsten Fakten kompakt zusammengestellt:
- Die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung seit dem 31.12.2012 EU-weit gleichgestellt.
- Eine korrekte elektronische Rechnung muss a) Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers enthalten, b) inhaltlich nicht abänderbar und c) lesbar sein.
- Elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre in digitaler Form aufbewahrt werden.
- Wichtig: Ein Ausdruck genügt nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Ihrem Betrieb eine geeignete Software zum Lesen der archivierten Dokumente vorhalten (z. B. Adobe Reader für PDF-Dokumente).